We komen op de campus aan, openen onze laptop tussen twee lessen door, en het eerste wat we nodig hebben, is toegang tot onze universitaire e-mail. Voor studenten en personeel van de Universiteit Paris-Saclay (voorheen Paris-Sud) blijft de Zimbra Upsud e-mail de centrale communicatietool. Het is echter belangrijk om te weten hoe je toegang krijgt, vooral wanneer de oude URL’s van u-psud.fr samen bestaan met de nieuwe adressen van Paris-Saclay.
Activatie van het ADONIS-account: de vereiste die Zimbra niet aangeeft
Voordat je zelfs maar een URL in een browser typt, is er een stap die veel nieuwe inschrijvingen blokkeert. De Zimbra-box bestaat pas na activatie van het ADONIS-account. Zonder deze activatie werkt de identificatie prenom.nom simpelweg niet op de inlogpagina.
Het ADONIS-account wordt aangemaakt via het speciale portaal van de Universiteit Paris-Saclay, op het adres adonis.universite-paris-saclay.fr/activation/. Hier vul je je geboortedatum in (om duplicaten te vermijden in geval van naamgenoten) en een persoonlijk nood-e-mailadres. Dit persoonlijke adres wordt alleen gebruikt om het wachtwoord te herstellen in geval van verlies, het wordt nooit openbaar gemaakt.
Eenmaal geactiveerd, wordt de Zimbra-e-mailbox automatisch aangemaakt, en de toegang tot andere digitale diensten (eCampus, Wi-Fi eduroam, Office 365) wordt tegelijkertijd vrijgegeven. Een gedetailleerde gids legt stap voor stap uit hoe je toegang krijgt tot de Zimbra Upsud e-mail, wat enkele onnodige heen en weer ritten met de IT-dienst kan voorkomen.
Zimbra Paris-Saclay inloggen: gecentraliseerd portaal of directe URL
De oude documentatie van Paris-Sud verwees naar zimbra.u-psud.fr. Dit adres leidt nu door naar de Hermes-interface, gehost op hermes.universite-paris-saclay.fr. Dit is de enige URL die je moet onthouden voor volledige webtoegang tot de e-mail.
De Universiteit Paris-Saclay heeft ook een uniek portaal genaamd “Mijn digitale diensten” opgezet. Dit portaal centraliseert de toegang tot alle tools: e-mail, eCampus, ADONIS-adresboek, Office 365-suite. Voor gebruikers die gedurende de dag tussen verschillende diensten schakelen, voorkomt het gebruik van dit portaal dat ze meerdere verschillende URL’s moeten onthouden.
In de praktijk zijn er twee mogelijke wegen:
- Typ direct hermes.universite-paris-saclay.fr in de adresbalk van de browser, en log in met de identificatie prenom.nom en het ADONIS-wachtwoord.
- Ga via het portaal “Mijn digitale diensten” van Paris-Saclay, klik op “E-mail”, en laat je doorverwijzen naar Hermes met gecentraliseerde authenticatie.
- Voeg een bladwijzer toe na de eerste succesvolle inlog, wat dagelijks tijd bespaart, vooral op een gedeelde computer in het computerlokaal.
De DSI van de universiteit raadt Mozilla Firefox aan om redenen van gebruiksvriendelijkheid en prestaties. De reacties hierover variëren: Chrome en Edge werken ook, maar sommige geavanceerde functies (agenda delen, zoeken in bijlagen) functioneren beter onder Firefox.
Zimbra e-mail op mobiel: ActiveSync in plaats van IMAP
Het raadplegen van universitaire e-mails op de telefoon is een gebruikelijke reflex. De mobiele configuratie verdient echter speciale aandacht, want het aanbevolen protocol is Microsoft ActiveSync, niet IMAP.
Met ActiveSync (ook wel Exchange genoemd in de instellingen van sommige telefoons) synchroniseer je zowel e-mails, contacten als de Zimbra-agenda. Bij IMAP worden alleen de e-mails opgehaald, en de synchronisatie is trager.
Hier zijn de instellingen die je moet invullen om ActiveSync op een smartphone te configureren:
- Accounttype: Exchange of Microsoft Exchange ActiveSync.
- Server: hermes.universite-paris-saclay.fr (zonder extra prefix).
- Identificatie: prenom.nom (dezelfde als voor de webinlog).
- Wachtwoord: dat van het ADONIS-account.
- Beveiliging: SSL/TLS ingeschakeld.
Op iOS beheert de native Mail-app ActiveSync heel goed. Op Android varieert de standaardapp afhankelijk van de fabrikanten. Als de automatische configuratie mislukt, kun je de instellingen handmatig invoeren in de accountinstellingen.
Verloren wachtwoord en frequente blokkades op Zimbra Upsud
Het meest voorkomende probleem is niet technisch, het is een simpele vergeten wachtwoord, vooral na de zomervakantie. De procedure voor het resetten gaat via het ADONIS-portaal, op het adres adonis.universite-paris-saclay.fr/adonis/annuaire/compte/perte_mdp/. Er is geen authenticatie nodig om het herstel te starten.
Het systeem stuurt een resetlink naar het persoonlijke e-mailadres dat is opgegeven tijdens de activatie van het account. Daarom is het belangrijk om deze initiële stap niet over te slaan: zonder noodadres moet je rechtstreeks contact opnemen met de IT-ondersteuning van je faculteit.
Een andere veelvoorkomende blokkade is een volle mailbox. Zimbra kent een opslagquotum toe aan elke gebruiker. Wanneer dit quotum is bereikt, worden nieuwe berichten afgewezen. Je kunt ruimte vrijmaken door de Prullenbak te legen (de verwijderde items blijven daar totdat je deze handmatig leegt) en door e-mails met grote bijlagen te verwijderen. Het legen van de Zimbra-prullenbak gebeurt niet automatisch, in tegenstelling tot wat veel mensen veronderstellen.
Zimbra-functies die vaak door gebruikers van Paris-Saclay worden genegeerd
De meeste gebruikers beperken zich tot het lezen en verzenden van e-mails. De Zimbra-interface biedt echter samenwerkingshulpmiddelen die externe applicaties vervangen.
De gedeelde agenda is het nuttigst in een universitaire context. Je kunt meerdere agenda’s aanmaken (één per project of per werkgroep), deze delen met collega’s of medestudenten, en de agenda’s van anderen raadplegen. Alles wordt beheerd vanuit het tabblad “Agenda” van de webinterface, zonder extra software te installeren.
De automatische aanvulling van adressen verdient ook vermelding. Wanneer je begint met het typen van een naam in het veld “Aan”, stelt Zimbra suggesties voor uit de GAL (Global Address List), het globale adresboek van de universiteit. Dit is betrouwbaarder dan het raden van het adres van een docent: de GAL bevat alle actieve adressen van Paris-Saclay.
De berichtenfilters maken het tenslotte mogelijk om binnenkomende e-mails automatisch te sorteren op map, afzender of trefwoord in het onderwerp. Voor iemand die zowel eCampus-meldingen, schoolmails als groepscommunicatie ontvangt, transformeren deze filters een verzadigde mailbox in een functioneel werkhulpmiddel.
Toegang tot de Zimbra-e-mail van de Universiteit Paris-Saclay hangt uiteindelijk af van twee dingen: een geactiveerd ADONIS-account en de juiste URL in je browser. De rest, mobiele configuratie, wachtwoordherstel, quota-beheer, kan in enkele minuten worden geregeld als je weet waar je moet zoeken.