Man kommt auf den Campus, öffnet seinen Laptop zwischen zwei Kursen, und das Erste, was man braucht, ist der Zugriff auf seine universitäre E-Mail. Für die Studierenden und Mitarbeiter der Universität Paris-Saclay (ehemals Paris-Sud) bleibt das Zimbra Upsud-Mailprogramm das zentrale Kommunikationsmittel. Man muss nur wissen, wie man vorgeht, insbesondere wenn die alten URLs mit der Endung u-psud.fr neben den neuen Adressen von Paris-Saclay existieren.
Aktivierung des ADONIS-Kontos: die Voraussetzung, die Zimbra nicht anzeigt
Bevor man überhaupt eine URL in einen Browser eingibt, gibt es einen Schritt, der viele neue Nutzer blockiert. Das Zimbra-Postfach existiert nur nach der Aktivierung des ADONIS-Kontos. Ohne diese Aktivierung funktioniert die Kennung vorname.nachname einfach nicht auf der Anmeldeseite.
Das ADONIS-Konto wird über das spezielle Portal der Universität Paris-Saclay unter der Adresse adonis.universite-paris-saclay.fr/activation/ erstellt. Dort gibt man sein Geburtsdatum an (um Doppelungen bei Namensvettern zu vermeiden) und eine persönliche Notfall-E-Mail-Adresse. Diese persönliche Adresse dient ausschließlich zur Wiederherstellung des Passworts im Falle eines Verlusts und wird niemals weitergegeben.
Sobald das Konto aktiviert ist, wird das Zimbra-Postfach automatisch erstellt, und der Zugang zu anderen digitalen Diensten (eCampus, Wi-Fi eduroam, Office 365) wird gleichzeitig freigeschaltet. Ein detaillierter Leitfaden erklärt, wie man auf das Zimbra Upsud-Postfach zugreift, Schritt für Schritt, was einige unnötige Rückfragen beim IT-Service vermeiden kann.
Zimbra-Anmeldung Paris-Saclay: zentralisiertes Portal oder direkte URL
Die alten Dokumentationen von Paris-Sud verwiesen auf zimbra.u-psud.fr. Diese Adresse leitet jetzt zur Hermes-Oberfläche weiter, die auf hermes.universite-paris-saclay.fr gehostet wird. Das ist die einzige URL, die man sich merken sollte, um vollständigen Webzugang zur E-Mail zu erhalten.
Die Universität Paris-Saclay hat auch ein einheitliches Portal namens “Meine digitalen Dienste” eingerichtet. Dieses Portal zentralisiert den Zugang zu allen Tools: E-Mail, eCampus, ADONIS-Verzeichnis, Office 365-Suite. Für Nutzer, die im Laufe des Tages zwischen mehreren Diensten wechseln, vermeidet der Zugang über dieses Portal, dass man sich mehrere unterschiedliche URLs merken muss.
In der Praxis gibt es zwei mögliche Wege:
- Direkt hermes.universite-paris-saclay.fr in die Adresszeile des Browsers eingeben und sich mit der Kennung vorname.nachname und dem ADONIS-Passwort anmelden.
- Über das Portal “Meine digitalen Dienste” von Paris-Saclay gehen, auf “E-Mail” klicken und sich mit der zentralisierten Authentifizierung zu Hermes weiterleiten lassen.
- Ein Lesezeichen nach der ersten erfolgreichen Anmeldung hinzufügen, was im Alltag Zeit spart, insbesondere an einem gemeinsam genutzten Computer im Computerraum.
Die IT-Abteilung der Universität empfiehlt Mozilla Firefox aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit und Leistung. Die Rückmeldungen dazu variieren: Chrome und Edge funktionieren ebenfalls, aber einige erweiterte Funktionen (Kalenderfreigabe, Suche in Anhängen) funktionieren unter Firefox besser.
Zimbra-E-Mail auf Mobilgeräten: ActiveSync statt IMAP
Seine universitären E-Mails auf dem Telefon zu konsultieren, ist eine gängige Praxis. Die mobile Konfiguration erfordert jedoch besondere Aufmerksamkeit, da das empfohlene Protokoll Microsoft ActiveSync ist, nicht IMAP.
Mit ActiveSync (auch als Exchange in den Einstellungen einiger Telefone bezeichnet) synchronisiert man sowohl E-Mails, Kontakte als auch den Zimbra-Kalender. Bei IMAP werden nur die E-Mails abgerufen, und die Synchronisierung ist langsamer.
Hier sind die Parameter, die man zur Konfiguration von ActiveSync auf einem Smartphone angeben muss:
- Kontotyp: Exchange oder Microsoft Exchange ActiveSync.
- Server: hermes.universite-paris-saclay.fr (ohne zusätzliche Präfixe).
- Benutzername: vorname.nachname (derselbe wie für die Webanmeldung).
- Passwort: das des ADONIS-Kontos.
- Sicherheit: SSL/TLS aktiviert.
Auf iOS verwaltet die native Mail-App ActiveSync sehr gut. Auf Android variiert die Standard-App je nach Hersteller. Wenn die automatische Konfiguration fehlschlägt, kann man die Parameter manuell in den Kontoeinstellungen eingeben.
Vergessenes Passwort und häufige Blockaden bei Zimbra Upsud
Das häufigste Problem ist nicht technischer Natur, sondern ein einfaches Vergessen des Passworts, insbesondere nach den Sommerferien. Das Verfahren zur Passwortzurücksetzung erfolgt über das ADONIS-Portal unter der Adresse adonis.universite-paris-saclay.fr/adonis/annuaire/compte/perte_mdp/. Für den Start der Wiederherstellung ist keine Authentifizierung erforderlich.
Das System sendet einen Rücksetzlink an die persönliche E-Mail-Adresse, die bei der Aktivierung des Kontos angegeben wurde. Daher ist es wichtig, diesen ersten Schritt nicht zu überspringen: Ohne Notfalladresse muss man direkt den IT-Support seiner Einrichtung kontaktieren.
Eine weitere häufige Blockade: das volle Postfach. Zimbra weist jedem Nutzer ein Speicherkontingent zu. Wenn dieses Kontingent erreicht ist, werden neue Nachrichten abgelehnt. Man kann Platz schaffen, indem man den Papierkorb leert (die gelöschten Elemente bleiben dort, solange man ihn nicht manuell leert) und E-Mails mit großen Anhängen löscht. Das Leeren des Zimbra-Papierkorbs geschieht nicht automatisch, entgegen der Annahme vieler Nutzer.
Zimbra-Funktionen, die von den Nutzern von Paris-Saclay oft ignoriert werden
Die meisten Nutzer beschränken sich darauf, E-Mails zu lesen und zu senden. Die Zimbra-Oberfläche bietet jedoch kollaborative Tools, die Drittanwendungen ersetzen.
Der gemeinsame Kalender ist im universitären Kontext am nützlichsten. Man kann mehrere Kalender erstellen (einen pro Projekt oder Arbeitsgruppe), sie mit Kollegen oder Kommilitonen teilen und die von anderen geteilten Kalender einsehen. Alles wird über den Reiter “Kalender” der Weboberfläche verwaltet, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen.
Die Autovervollständigung von Adressen sollte ebenfalls erwähnt werden. Wenn man beginnt, einen Namen im Feld “An” einzugeben, schlägt Zimbra Vorschläge aus dem GAL (Global Address List) vor, dem globalen Verzeichnis der Universität. Das ist zuverlässiger, als die Adresse eines Lehrers zu erraten: das GAL enthält alle aktiven Adressen von Paris-Saclay.
Die Nachrichtenfilter ermöglichen es schließlich, eingehende E-Mails automatisch nach Ordnern, Absendern oder Schlüsselwörtern im Betreff zu sortieren. Für jemanden, der sowohl eCampus-Benachrichtigungen, E-Mails von der Verwaltung als auch Gruppenkommunikationen erhält, verwandeln diese Filter ein überfülltes Postfach in ein funktionales Arbeitswerkzeug.
Der Zugang zur Zimbra-E-Mail der Universität Paris-Saclay hängt letztlich von zwei Dingen ab: einem aktivierten ADONIS-Konto und der richtigen URL im Browser. Der Rest, mobile Konfiguration, Passwortwiederherstellung, Kontingentverwaltung, lässt sich in wenigen Minuten klären, wenn man weiß, wo man suchen muss.